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सामान्य शिष्टाचार: ईमेल लिखते समय

बुधवार , , 18 जुलाई

आज के इंटरनेट युग में ईमेल द्वारा संदेश भेजना एक सामान्य प्रक्रिया हो गई है. लोग पत्राचार छोड कर ईमेल भेजना अधिक पसंद करते हैं. यह सस्ता है, और त्वरित भी है. लेकिन ईमेल भेजते समय भी हम कुछ सामान्य शिष्टाचारों का ध्यान रख सकते हैं जो कि निम्नलिखित है:

सामान्य शिष्टाचार : ईमेल लिखते समय

तरकश टीम ने सामान्य शिष्टाचार श्रेणी के अंतर्गत ईमेल लिखने के दौरान किन शिष्टाचारों का प्रयोग करना चाहिए उसको लेकर अध्ययन किया और उनका विश्लेषण निम्नलिखित है.

लेखन शैली का ध्यान रखिए: यह सही है कि ईमेल लिखते समय हम संदेश को छोटे से छोटा रखने का प्रयास करते हैं और बेतरतीब होकर लिख देते हैं. लेकिनव्यवसायिक ईमेल भेजते समय अपनी शैली का ध्यान रखना जरूरी होता है. जैसे कि मात्राओं तथा कोमा, और अन्य बिंदुओं का यथासम्भव उपयोग करना चाहिए.
छोटा लिखिए, पोइंट दीजिए: ईमेल लिखते समय अपने संदेश को यथा संभव छोटा ही रखिए. तथा अपनी मुख्य बातों को पोइंट वाइज़ लिखिए इससे ईमेल पाठक को संदेश समझने में सुविधा होगी और समय भी बचेगा. उदाहरण देखिए -

नमस्कार, आपसे कुछ बाते करनी थी. हमने कल एक प्रोपोजल भेजा था. उसके बारे में आपकी राय जाननी थी. हम जानना चाहते थे कि हमारे प्रोपोजल के बारे में आपकी क्या राय है. हम आपको बताना चाहेंगे कि यदि आपको किमत कुछ ज्यादा लग रही है तो हम इसपर विचार कर सकते हैं. हमें आपकी कम्पनी के लिए काम करके बहुत खुशी होगी. आपके उत्तर की प्रतीक्षा में..

इसे इस तरह से लिख सकते हैं -
नमस्कार,
आपको हमारा प्रोपोजल मिला होगा
आपकी राय का इंतजार है
यदि किमत अधिक जान पड रही है तो हम पुनः विचार करने को राज़ी हैं.
आपके उत्तर की प्रतीक्षा है.

तो इस तरह से बिन्दुवार लिखने से आपका संदेश छोटा भी हो गया और स्पष्ट भी हो गया और सामने वाला हर बिंदु का जवाब भी आसानी से दे सकता है.

ईमेल के बहाने दूर मत भागिए: कई बार देखा गया है कि लोग व्यक्तिगत रूप से बचने के लिए ईमेल का सहारा लेते हैं. इससे बचना चाहिए. ईमेल आपके संदेश को पहुँचाने का एक बहुत कारगर ज़रिया ज़रूर है, लेकिन यदि कोई बात आमने सामने बैठ कर होती है तो वह सबसे अधिक सफल होती है. इसलिए यदि संभव हो तो व्यक्तिगत मुलाकात पर ही जोर दीजिए बजाय अनपेक्षित ईमेल करने के.
अनवांछित ईमेल ना करें: आपको कोई ईमेल में चुटकुला या कोई तस्वीर भेजता है, जो कि आपको बहुत पसंद आ जाती है और आप उसे अपने अन्य मित्रों को भेजने को ललायित हो उठते हैं. यह स्थिति हानिकारक सिद्ध हो सकती है. जब तक हो सके ग्रुप ईमेल से बचिए. हो सकता आपका कोई मित्र इसे पसंद ना करता हो. ग्रुप ईमेल करने के लिए अपने मुख्य ईमेल अकाउंट का कभी इस्तेमाल ना करें, आपके भविष्य के मेल स्पेम घोषित हो सकते हैं. ग्रुप शेरिंग के लिए गूगल ग्रुप या याहू 360 जैसी सेवाओं का उपयोग करना अधिक हितावय है.
ईमेल का विषय यथार्थ रखें: ईमेल भेजते समय विषय फिल्ड को रिक्त ना रखें, बल्कि उसमे ईमेल सम्बन्धि जरूर पोईंट जोड दें, ताकि ईमेल प्राप्त करने वाले को ढेरों ईमेल में से आपके मेल को खोजने में आसानी भी हो और वह समझ भी जाए कि ईमेल किस बारे में है.
स्माइली का उपयोग करें पर ध्यान रखें: स्माईली की लोकप्रियता काफी बढ गई है. कुछ एक संकेतों का उपयोग करके आप अपने संदेश को छोटा और मजेदार बना सकते हैं, लेकिन अत्यधिक स्माइली आइकनों का उपयोग करना लापरवाही दर्शाता है. स्माइली का योग्य उपयोग ही करना चाहिए. व्यावसायिक ईमेल में स्माइली का प्रयोग ना करें.
अपना अच्छा सा सिग्नेचर बनाएँ: अमूमन हर ईमेल क्लाइंट आपको सिग्नेचर या हस्ताक्षर जोड़ने की सुविधा देता है. संभव हो तब तक आपसे जुड़ीं बातें - जैसे कि फोन नम्बर, ब्लॉग का पता, संजाल का पता - आदि सिग्नेचर में जोड कर रखें.
ईमेल को लापरवाही से ना लें: ईमेल भेजते समय लापरवाही ना बरतें. जिसको भेज रहे हैं उसका ईपता जाँच लें. ईमेल भेजते समय अप शब्दों का इस्तेमाल ना करें. ईमेल से पत्र व्यवहार कानूनी दायरे में आता है और यह आपके खिलाफ जा सकता है.
संक्षिप्त शब्दों का प्रयोग सोच समझ कर करें: ईमेल लिखते समय संक्षिप्त शब्द जैसे कि C U, FYI, WU, NP आदि का प्रयोग करते समय ध्यान रखें कि ईमेल प्राप्त करने वालासंभवतः इनका अर्थ ना भी जानता हो. इसलिए उन्ही शब्दों का प्रयोग करें जो अत्यधिक प्रचलित हों.
ईमेल भेजने से पहले एक क्षण सोच लें: ईमेल का SEND बटन दबाने से पहले दो बार सोच लें. क्योंकि आपके बटन दबाने के दूसरे ही क्षण आपका ईमेल अपनेगंतव्य स्थान तक पहुँचा दिया जाएगा और आप उसे रोक नहीं पाएंगे.